PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS
1. INDEKS SURATSURAT MENYURAT
a. Contoh nomor surat
001/OSIS-SPETA/A/XII/2009
b. Kode Indeks Surat
A : Surat untuk internal OSIS SPETA
B : Surat untuk eksternal OSIS SPETA
SK : Surat Keputusan.
SP : Surat Pengesahan.
Sp : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan.
SM : Surat Mandat.
ST : Surat Tugas.
SPt : Surat Pengantar.
SKt : Surat Keterangan.
c. Kelengkapan Administrasi
Buku Daftar Inventaris
(1) Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
(2) Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,
sebagai berikut:
a. nomor urut barang;
b. nomor indeks/kode barang;
c. nama satuan/jenis barang;
d. jumlah barang;
e. asal mula barang;
f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. tanggal mulai dipakai;
h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.
Buku Notulensi
(1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
(2) Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
(3) Buku notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;
h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
Buku Tamu
(1) Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang
dan berkeperluan dengan organisasi.
(2) Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. hari, tanggal, jam;
c. nama lengkap tamu;
d. organisasi/institusi tamu;
e. jabatan/status tamu;
f. alamat;
a. keperluan;
b. Tanda tangan tamu.
Buku Daftar Hadir
(1) Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta
rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
(2) Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama lengkap;
c. jabatan;
d. alamat;
e. tanda tangan.
(3) Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda
pertemuan.
Buku Daftar Kegiatan
(1) Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
(2) Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. tempat pelaksanaan;
f. penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.
Buku Keuangan
(1) Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
(2) Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)
c. uraian sumber pemasukan
d. uraian penggunaan dana
e. debit
f. kredit
h. jumlah
i. Keterangan (jika perlu)
Buku Agenda
(1) Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan
untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
(2) Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk
(3) Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nomor indeks surat;
c. nomor surat;
d. tanggal surat;
e. tujuan surat;
f. isi/perihal surat;
g. keterangan.
(4) Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor indeks surat
c. tanggal surat diterima
d. pengirim
e. isi/perihal surat
f. tanggal surat
g. terusan
h. catatan disposisi
i. keterangan
Pengarsipan
(1) Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
(2) Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
(3) Kegunaan arsip antara lain:
a. pembuktian/pembukuan;
b. korespondensi;
c. penyusunan sejarah;
d. penyusunan data statistik;
e. dokumentasi.
(4) Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh
arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
(5) Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar
atau diterimanya surat masuk
(6) Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan
kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode
(7) Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya
d. Perlengkapan Sekretariat
Bagan Struktur Organisasi
Papan Agenda kegiatan
Papan Pengumuman
Tabel Program Kerja Tahunan
Papan Daftar Pengurus
Bagikan
a. Contoh nomor surat
001/OSIS-SPETA/A/XII/2009
b. Kode Indeks Surat
A : Surat untuk internal OSIS SPETA
B : Surat untuk eksternal OSIS SPETA
SK : Surat Keputusan.
SP : Surat Pengesahan.
Sp : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan.
SM : Surat Mandat.
ST : Surat Tugas.
SPt : Surat Pengantar.
SKt : Surat Keterangan.
c. Kelengkapan Administrasi
Buku Daftar Inventaris
(1) Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
(2) Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,
sebagai berikut:
a. nomor urut barang;
b. nomor indeks/kode barang;
c. nama satuan/jenis barang;
d. jumlah barang;
e. asal mula barang;
f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. tanggal mulai dipakai;
h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.
Buku Notulensi
(1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
(2) Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
(3) Buku notulensi, memuat antara lain:
a. nama pertemuan;
b. hari, tanggal pertemuan;
c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. tempat pertemuan;
e. jumlah undangan dan jumlah peserta;
f. nama dan jabatan yang memimpin;
g. nama dan jabatan notulis;
h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang diambil;
j. rekomendasi (jika ada).
Buku Tamu
(1) Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang
dan berkeperluan dengan organisasi.
(2) Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. hari, tanggal, jam;
c. nama lengkap tamu;
d. organisasi/institusi tamu;
e. jabatan/status tamu;
f. alamat;
a. keperluan;
b. Tanda tangan tamu.
Buku Daftar Hadir
(1) Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta
rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
(2) Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama lengkap;
c. jabatan;
d. alamat;
e. tanda tangan.
(3) Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda
pertemuan.
Buku Daftar Kegiatan
(1) Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan
organisasi, baik internal maupun eksternal.
(2) Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. nama/jenis kegiatan;
c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. tempat pelaksanaan;
f. penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.
Buku Keuangan
(1) Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
(2) Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
a. nomor urut;
b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)
c. uraian sumber pemasukan
d. uraian penggunaan dana
e. debit
f. kredit
h. jumlah
i. Keterangan (jika perlu)
Buku Agenda
(1) Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan
untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
(2) Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk
(3) Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. nomor indeks surat;
c. nomor surat;
d. tanggal surat;
e. tujuan surat;
f. isi/perihal surat;
g. keterangan.
(4) Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor indeks surat
c. tanggal surat diterima
d. pengirim
e. isi/perihal surat
f. tanggal surat
g. terusan
h. catatan disposisi
i. keterangan
Pengarsipan
(1) Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
(2) Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
(3) Kegunaan arsip antara lain:
a. pembuktian/pembukuan;
b. korespondensi;
c. penyusunan sejarah;
d. penyusunan data statistik;
e. dokumentasi.
(4) Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh
arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
(5) Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar
atau diterimanya surat masuk
(6) Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan
kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode
(7) Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya
d. Perlengkapan Sekretariat
Bagan Struktur Organisasi
Papan Agenda kegiatan
Papan Pengumuman
Tabel Program Kerja Tahunan
Papan Daftar Pengurus
